01. 09. 2026
Firemní telefonie často patří mezi věci, které fungují tak dlouho, dokud nezačnou firmu brzdit.
Telefonní číslo máte stejné několik let, zákazníci se na něj dovolají a zaměstnanci vědí, jak systém používat. Na první pohled proto nemusí existovat důvod něco měnit.
Jenže firma se mezitím může výrazně změnit.
Přibyli zaměstnanci, vznikla nová oddělení, část lidí pracuje z domova, obchodníci jsou často v terénu a zákazníci očekávají rychlejší dostupnost než dříve. Telefonní systém, který bez problémů stačil pětičlennému týmu, nemusí vyhovovat firmě s dvaceti zaměstnanci.
Modernizace firemní telefonie přitom nemusí znamenat kompletní výměnu všeho, co dnes používáte. Často lze zachovat stávající telefonní čísla a změnit pouze způsob, jakým jsou hovory směrovány a zpracovávány.
Jak poznat, že vaše současná telefonie už potřebám firmy nestačí?
U menších firem je běžné, že na začátku existuje jedno hlavní telefonní číslo.
Majitel nebo jednatel společnosti vyřizuje obchod, servis, objednávky i zákaznické dotazy a jedno telefonní číslo proto zcela dostačuje.
Problém nastává ve chvíli, kdy firma vyroste.
Zákazníci stále volají na stejné číslo, ale uvnitř firmy už existuje několik lidí nebo oddělení, která by mohla jejich požadavek řešit.
Pokud je však číslo stále navázané na jeden mobilní telefon, začnou vznikat zbytečné komplikace.
Telefon se předává mezi zaměstnanci, hovory přijímá pouze jeden člověk a pokud je zrovna na schůzce, řídí auto nebo řeší jiného zákazníka, ostatní volající čekají.
Moderní firemní telefonie umožňuje jeden příchozí hovor směrovat na více zaměstnanců.
Telefon může zazvonit několika lidem současně nebo postupně podle předem definovaného scénáře.
Jedno firemní číslo tak už nemusí znamenat jeden fyzický telefon.
Pro podobné situace lze využít například cloudovou telefonii BezÚstředny, která umožňuje firmě zachovat stávající číslo a současně rozdělit hovory mezi více zaměstnanců nebo zařízení.
Zmeškaný hovor může být jen drobná nepříjemnost.
Může ale také znamenat ztracenou objednávku nebo zákazníka, který zavolá konkurenci.
Pokud firma přijímá větší množství hovorů, měla by vědět, co se s volajícím stane ve chvíli, kdy jsou zaměstnanci obsazení.
Moderní VoIP telefonie umožňuje pracovat s telefonními frontami.
Pokud právě všichni zaměstnanci hovoří, zákazník nemusí slyšet obsazovací tón.
Může být zařazen do fronty a systém ho spojí s prvním dostupným pracovníkem.
U firem s více odděleními lze přidat také IVR hlasové menu.
Například:
„Pro obchod stiskněte 1. Pro technickou podporu stiskněte 2. Pro fakturaci stiskněte 3.“
Volající se tak rychleji dostane k člověku, který jeho požadavek opravdu řeší.
IVR přitom není řešení určené pouze pro velká call centra. Smysl může dávat také menší společnosti, která chce efektivněji rozdělovat příchozí hovory.
Pokud firma řeší větší množství zákaznických hovorů a potřebuje profesionálnější obsluhu příchozí komunikace, může využít také řešení LinkaProKlienty, které lze přizpůsobit konkrétnímu provozu zákaznické linky.
Pokud na podobné otázky neumíte odpovědět, vaše telefonie vám pravděpodobně neposkytuje dostatek dat.
Moderní cloudová telefonní ústředna může nabídnout přehled o příchozích a odchozích hovorech, zmeškaných hovorech nebo vytíženosti jednotlivých linek.
Data mohou následně pomoci i při řízení provozu.
Například zjistíte, že největší množství zákazníků volá mezi 9:00 a 11:00, kdy máte na telefonu pouze jednoho člověka.
Nebo zjistíte, že každý týden přichází několik desítek hovorů mimo pracovní dobu.
Na základě těchto informací můžete upravit směrování hovorů, pracovní dobu linky nebo personální obsazení.
Firemní telefonie tak není jen nástroj na volání.
Může být také zdrojem dat o zákaznické komunikaci.
U složitějších provozů lze firemní telefonii rozšířit o pokročilejší řešení a reporting, například prostřednictvím systému TORIS (www.toris.cz).
Obchodník používá vlastní mobil.
Technik má jiné číslo.
Jednatel další.
Zákazník má po několika měsících uložených několik kontaktů a často neví, kam vlastně zavolat.
Ještě větší problém může nastat ve chvíli, kdy zaměstnanec firmu opustí.
Zákazníci jsou zvyklí kontaktovat přímo jeho a číslo mohou mít uložené několik let.
Moderní firemní telefonní systém umožňuje komunikaci sjednotit.
Jednotliví zaměstnanci mohou mít vlastní linky nebo klapky, ale při odchozím hovoru lze podle nastavení zobrazovat hlavní firemní telefonní číslo.
Když zákazník zavolá zpět, dovolá se opět do firmy, nikoliv pouze jednomu konkrétnímu zaměstnanci.
Volání navíc nemusí probíhat pouze přes klasický stolní telefon.
Zaměstnanci mohou využívat IP telefon, softphone v počítači nebo mobilní aplikaci.
To je praktické hlavně pro firmy, které využívají home office, hybridní práci nebo mají zaměstnance na více pobočkách.
Firma otevře novou pobočku.
Přijme další zaměstnance.
Vznikne nové oddělení.
Obchodník začne pracovat částečně z domova.
A telefonní systém je potřeba znovu složitě předělávat.
To je další signál, že současné řešení už nemusí odpovídat vašemu provozu.
Moderní VoIP telefonie a cloudová telefonní ústředna mohou být výrazně flexibilnější.
Novému zaměstnanci lze přidat vlastní linku.
Nové oddělení může získat vlastní telefonní frontu.
Pobočky mohou být součástí stejného systému.
Hovory lze směrovat podle pracovní doby, dostupnosti zaměstnanců nebo konkrétního typu požadavku.
Telefonie se tak přizpůsobuje firmě, ne firma telefonii.
Pro menší a střední firmy může být vhodným řešením například BezÚstředny. Pokud má firma složitější provoz nebo potřebuje řešení více přizpůsobené svému prostředí, lze využít také pokročilejší systém TORIS.
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Každá společnost má jiné potřeby.
Malá firma může potřebovat pouze jedno hlavní telefonní číslo, několik zaměstnanců a jednoduché přesměrování hovorů.
Větší společnost může řešit telefonní fronty, IVR, reporting nebo kontaktní centrum.
Mezi běžné možnosti moderní firemní telefonie patří například:
Důležité ale není mít co nejvíce funkcí.
Důležité je správně nastavit ty, které odpovídají způsobu fungování vaší firmy.
Jednou z nejčastějších obav při změně telefonního řešení je ztráta známého firemního čísla.
To je pochopitelné.
Telefonní číslo může být uvedené na webu, firemních autech, vizitkách, fakturách nebo reklamních materiálech a zákazníci ho mohou znát mnoho let.
Modernizace telefonie ale automaticky neznamená změnu telefonního čísla.
V řadě případů lze stávající číslo zachovat a změnit pouze technologii a způsob zpracování hovorů.
Pro zákazníka se tak nemusí změnit vůbec nic.
Stále volá na stejné číslo.
Rozdíl je pouze v tom, co se s hovorem děje uvnitř firmy.
Při výběru nové firemní telefonie není nejdůležitější otázkou:
„Potřebujeme VoIP?“
Ani:
„Potřebujeme cloudovou ústřednu?“
Nejdříve je potřeba zjistit, jak vaše firma skutečně funguje.
Kdo přijímá hovory?
Kdo řeší obchodní poptávky?
Co se má stát, když zaměstnanec hovor nezvedne?
Co se děje mimo pracovní dobu?
Potřebují zaměstnanci telefonovat z kanceláře i z terénu?
Chcete vidět zmeškané hovory?
Potřebujete propojit více poboček?
Teprve podle těchto potřeb dává smysl navrhnout konkrétní telefonní řešení.
Ve 4services solutions navrhujeme firemní telefonii podle skutečného provozu společnosti – od jednoduché cloudové telefonie BezÚstředny, přes pokročilejší firemní řešení TORIS až po zákaznické linky a kontaktní centra prostřednictvím LinkaProKlienty.
Pokud se v některém z uvedených bodů poznáváte, nemusíte hned měnit telefonní číslo ani celý způsob komunikace.
Možná stačí změnit to, co se děje za vaším stávajícím číslem.
01. 09. 2025
Výběr call centra je pro firmu strategické rozhodnutí. Ovlivňuje kvalitu zákaznické zkušenosti, efektivitu prodeje i vaši reputaci. Přesto mnoho firem při jeho výběru opakuje stejné chyby – často proto, že se soustředí jen na cenu, nebo podceňují technické a procesní detaily.
Podívejme se na 5 nejčastějších přešlapů a jak se jim vyhnout.
05. 06. 2025
VoIP telefonie pro firmy je víc než jen úspora za volání. Díky moderním technologiím mohou malé a střední podniky snížit náklady až o 75 %, zvýšit produktivitu až o 30 % a zároveň nabídnout profesionálnější zákaznický servis. V článku se podíváme na konkrétní čísla i řešení od 4services solutions, která umožní telefonovat chytřeji – bez složité infrastruktury a s maximální flexibilitou.
30. 04. 2025
V 4services solutions neustále pracujeme na tom, abychom vám mohli nabídnout ta nejlepší a nejspolehlivější komunikační řešení na trhu. I proto máme obrovskou radost, že jsme úspěšně získali hned tři odborné certifikace od Mitel Networks Corp, jednoho z globálních lídrů v oblasti podnikové komunikace.
